Jak zmniejszyć koszty w firmie

Jak wiadomo zysk to różnica między przychodem, czyli obrotem firmy a kosztami, które w związku z nim trzeba ponieść. W związku z tym, musisz się dobrze zastanowić, co uczynić, aby koszty własne prowadzonej przez Ciebie firmy były jak najmniejsze. Musi to przy tym być czynione w taki sposób, aby redukowanie kosztów nie odbijało się negatywnie na jakości wykonywanych przez Ciebie usług lub wyrobów. Prześledźmy zatem problemy z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć i zastanówmy się, co możesz zrobić? W jaki sposób możesz ograniczyć koszty ogólne Twojej firmy?

Wydatki na zajmowaną przez Ciebie przestrzeń

Należy dążyć do sytuacji, aby pomieszczenia (budynki) zajmowane przez Ciebie, były dostosowane standardem i wielkością do profilu i zakresu Twojej działalności. Aby unikać gigantomanii i inwestowania w pomieszczenia, bez których śmiało mógłbyś się obyć a które w najlepszym razie mogłyby tylko (w iluzoryczny sposób) wpływać na Twój wizerunek.

  1. Zastanów się nad zmianą miejsca wykonywanej działalności, tak aby płacić mniejszy czynsz.
  2. Rozważ, czy nie możesz wykonywać swojej pracy w specjalnie do takich celów przeznaczonych, wynajmowanych na określony czas pomieszczeniach (tzw. coworking)
  3. Staraj się zmieścić na jak najmniejszej przestrzeni
  4. Jeśli dysponujesz niewykorzystaną powierzchnią, wynajmij ją. Koszty zredukują się albo zamienią się w zyski.
  5. Negocjuj cenę najmu, Twoim argumentem może być dłuższe zobowiązanie.
  6. Lokalizuj magazyny tak, aby dostawy były jak najtańsze (dojazd, odległość).
  7. Staraj się mieć minimalną ilość towaru zapewniającą płynne działanie firmy, to pozwoli ograniczyć niezbędną powierzchnię magazynową.

Ogranicz wydatki na infrastrukturę

Sprzęt, który używasz, narzędzia, które będą Ci potrzebne, nie muszą koniecznie być Twoją własnością. Zwróć na to uwagę szczególnie, jeśli będą Ci one potrzebne do wykonania odosobnionych zadań, jednym słowem, jeśli nie będą wykorzystywane systematycznie.A oto przykłady:

  1. Wynajmuj serwery zamiast kupować je na własność.
  2. Korzystaj, o ile to możliwe, z darmowego oprogramowania
  3. Korzystaj z oprogramowania opartego na abonamencie (Bardziej opłaca się płacić np. 60 zł miesięcznie, niż zapłacić jednorazowo 20 tysięcy)
  4. Korzystaj z leasingu (floty, sprzętu, oprogramowania)
  5. Kupuj sprzęt używany, poleasingowy. Jest znacznie tańszy a niekoniecznie gorszy.

Staraj się ograniczać koszty pracy

Wydatki związane z zatrudnianymi przez Ciebie pracownikami, stanowią bardzo istotną część kosztów całego przedsiębiorstwa, tym bardziej, że obejmują one również takie koszty, na które nie masz bezpośredniego wpływu np ubezpieczenia, ZUS, wydatki socjalne, obowiązkowe szkolenia itp.A więc:

  1. Poprawiaj organizację pracy tak, aby te same zadania mogła wykonywać mniejsza załoga
  2. Spróbuj outsourcingu tzn pracy zlecanej firmom zewnętrznym.
  3. Eliminuj duplikację pracy – jeśli ktoś już coś wykonał, to dostęp do wyników pracy powinni mieć wszyscy, którzy mogą z nich skorzystać
  4. Ustalaj procedury, które pozwolą pracownikom reagować na sytuacje bez straty czasu
  5. Jeżeli pracownik nie jest potrzebny w pełnym wymiarze godzin, rozważ zatrudnienie w wymiarze częściowym lub dodanie mu innych zadań.
  6. Przyspieszaj procesy w firmie za pomocą odpowiedniego oprogramowania.
  7. Podnoś produktywność pracowników – walcz z zajmowaniem się sprawami nie związanymi bezpośrednio z pracą, monitoruj aktywność pracowników na ich zadaniach.
  8. Tak wyznaczaj terminy (krótkie) i zadania (niezbyt duże), aby poprawiać koncentrację na zadaniach
  9. Zapewnij dostęp do informacji (dzielenie się dokumentami) dla wszystkich zainteresowanych, szkolenia, ułatwiaj nieformalne kontakty między pracownikami aby tworzyli zespół.

Pozbądź się wszystkiego co niekonieczne, niepotrzebne, nieużywane

Pamiętaj, że to że czegoś nie używasz nie oznacza, że przestaje to generować koszty.Na przykład:

  1. Pozbądź się rzadko używanego telefonu stacjonarnego.
  2. Zlikwiduj abonamenty za nieużywane już usługi lub aplikacje.
  3. Pozbądź się nieużywanych narzędzi, sprzętu, mebli itp.

Unikaj strat związanych z przepływem pieniędzy

Niewłaściwa obsługa finansowa także potrafi generować spore straty.

  1. Pozbądź się długu, negocjuj korzystniejsze warunki jego spłaty
  2. Wybieraj najtańsze ubezpieczenia, które realizują Twoje potrzeby.
  3. Płać zobowiązania w takich terminach aby nie były naliczane odsetki za zwłokę.

Kontroluj swoich dostawców i wykorzystuj mechanizm konkurencji, aby osiągać jak najlepsze warunki i produkty

Firma FIAT do każdej produkowanej na zewnątrz części, ma trzech dostawców. Na bieżąco współpracuje z dwoma z nich. Trzeci czeka na potknięcie jednego z tych dwóch. To wydatnie wpływa na jakość otrzymywanego produktu.

  1. Sprawdzaj faktury, czy rzeczy które zamawiasz, okresowo nie drożeją (czasem towar niespodziewanie drożeje, znikają zniżki itd)
  2. Poszukuj alternatywnych dostawców i albo zmieniaj ich na lepszych, albo ich konkurencji używaj do renegocjacji warunków
  3. Rozważ większe dostawy aby uzyskać lepsze ceny
  4. Rozważ konsolidację dostawców, aby zdobyć lepsze ceny (za wyłączność lub za wielkość zamówień)

Redukuj koszty marketingu i sprzedaży

  1. Prowadź efektywny kosztowo marketing
    • Reklama on line jest kilkakrotnie tańsza, niż reklama w tradycyjnych mediach.
    • Sprawdzaj efekty poszczególnych akcji marketingowych i eliminuj te, które nie przynoszą wystarczających efektów.
  2. Dokładnie oszacuj potencjał sprzedaży dla potencjalnego klienta, żeby nie tracić czasu i pieniędzy na tych którzy i tak nic nie kupią.
  3. Zoptymalizuj proces sprzedaży, tak żeby wymagał jak najmniejszego zaangażowania Twoich pracowników (płatności online, outsourcing dostawy)
  4. Zredukuj koszty podróży przez wykorzystanie możliwości komunikacji internetowej: skype, spotkania wirtualne, chat, mail

Podsumowanie

Kontrola i optymalizacja kosztów powinna być stałym procesem w Twojej firmie. Aby ocenić skuteczność i celowość powyżej opisanych zabiegów, zorganizuj jakiś sposób ich katalogowania:

  1. Rejestruj wszystkie koszty, wraz z ich kategoriami i celami
  2. Identyfikuj największe skupiska kosztów, największe wydatki i szukaj alternatywnych rozwiązań.

Nawigacja

Legal

Artykuły