Umiejętności menedżera – podejmowanie decyzji

Prowadzenie firmy to ciągłe podejmowanie decyzji. Od ich jakości często zależy powodzenie projektu, powodzenie inicjatywy, wynik firmy. Przyjrzyjmy się procesowi podejmowania decyzji i zastanówmy co możemy zrobić by podejmować decyzje szybciej, decydować lepiej i minimalizować konsekwencje nietrafnych decyzji.

Podejmowanie decyzji to proces analizy kilku opcji zakończony wyborem jednej z nich. Fakt ten dyktuje przebieg procesu decyzyjnego.

Etap I. Rozpoznanie, że zachodzi potrzeba podjęcia decyzji

W części przypadków konieczność podjęcia decyzji pojawi się w sposób oczywisty: aby przeprowadzić akcję marketingową musimy wybrać sposób dotarcia do potencjalnego klienta, aby zacząć analizować profile klientów, musimy ustalić jak będziemy o nich zbierać informacje i w jakiej formie je przechowywać. Są też sytuacje w których jakiś problem pojawia się i powoli narasta i brak decyzji zaczyna generować koszty: przeszukiwanie papierowej dokumentacji trwa coraz dłużej i może warto byłoby zainwestować w jakiś system, który to przyspieszy, pojawia się w zespole konflikt personalny, który może prowadzić do wzajemnego sabotowania się i może warto byłoby go przeciąć w zarodku. Prowadząc projekt obserwujemy zarówno wszystko co dzieje się w nim i jego otoczeniu, trendy w naszej branży, nowe metody pracy i staramy się wymyślić sposoby, które zwiększą naszą wydajność, podniosą jakość tego co tworzymy, przyspieszą wykonanie.

Etap II. Wybór sposobu podjęcia decyzji

Gdy ustalimy, że musimy podjąć decyzję musimy wybrać sposób w jaki to zrobimy:

  1. W przypadku problemów, z którymi już się spotkaliśmy i mamy gotowe rozwiązanie po prostu je zastosujemy (tak zwane decyzje zaprogramowane)
  2. Jeżeli decyzja nie jest na tyle istotna a jej konsekwencje na tyle nieznaczne, że nie warto poświęcać jej wiele czasu decydujemy szybko zgodnie z intuicją.
  3. Jeżeli decyzja musi być podjęta natychmiast bo jej brak negatywnie wpływa na projekt – opóźnia go, obniża morale zespołu również będziemy zmuszeni oprzeć się na decyzji automatycznej zgodnej z naszą intuicją. Warto tu zauważyć, że intuicja to nic innego jak znajomość odpowiedzi bez wiedzy jak tę odpowiedź uzasadnić. Wnioskowanie odbyło się podświadomie na bazie wiedzy, którą mamy ją chociaż nie zdajemy sobie z niej sprawy. Bardzo często rozwiązania intuicyjne pokrywają się z tym do czego doszlibyśmy po wielu godzinach analizy.
  4. Jeżeli konsekwencje decyzji są daleko idące i mamy czas na spokojną analizę przeprowadzamy pozostałe etapy: poszukiwanie potencjalnych rozwiązań, analiza tych propozycji, wybór, ocena konsekwencji.

Etap III. Generowanie potencjalnych rozwiązań

Gdy już ustalimy, że potrzebna jest decyzja, zaczynamy generować możliwe rozwiązania do problemu, który usiłujemy rozstrzygnąć. Warto tutaj naprawdę poświęcić czas i postarać się znaleźć możliwie jak najwięcej rozwiązań. Aby rozszerzyć spektrum naszych rozwiązań możemy wykorzystać technikę nazywaną burzą mózgów (zapisujemy wszystko co nam przyjdzie do głowy bez jakiejkolwiek analizy czy pomysł ma sens), zastanawiamy się czy podobne problemy nie wystąpiły w przeszłości, jak inne firmy poradziły sobie z tym problemem. Aby spojrzeć na problem z wielu perspektyw konsultujemy się z innymi osobami, zarówno z projektu jak i spoza niego.

Etap IV. Analiza opcji

Aby przeanalizować opcje zbieramy możliwie jak najdokładniejszą informację odnośnie wszystkich kosztów i konsekwencji decyzji. W większości przypadków będziemy działali w warunkach dużej niepewności, skutki naszych wyborów nie będą w pełni znane dopóki nie wcielimy ich w życie. Zebranie danych o podobnych problemach i konsekwencjach podobnych rozwiązań pozwoli nam częściowo tą niepewność ograniczyć.

Bardzo ważną i przydatną tutaj umiejętnością menedżera jest zdolność myślenia krytycznego umożliwiająca uniknięcie standardowych błędów rozumowania, uczciwej analizy przesłanek zarówno za i przeciw i racjonalnej weryfikacji hipotez.

Etap V. Wybór i wcielenie w życie najlepszej opcji

Jak będziemy mieć szczęście w efekcie analizy wyłoni nam się opcja, która będzie wyraźnie lepsza od pozostałych. W takim przypadku wybór jest prosty.

W innych przypadkach możemy mieć do czynienia z równoważnymi faworytami, co może nas nieco paraliżować. W takiej sytuacji należy pamiętać o koszcie przedłużania podjęcia decyzji i jeżeli jest on istotny po prostu wybrać jeden z najlepszych wariantów. Nawet losowo.

Etap VI. Ocena efektów

Decyzja została podjęta wprowadzona w życie. Możemy zacząć analizować jej konsekwencje: czy efekty są takie jak przewidywaliśmy? czy koszty nie są większe niż szacowaliśmy? czy dzieje się coś czego nie przewidzieliśmy?

W przypadku gdy efekty różnią się znacznie od naszych wcześniejszych prognoz warto wykorzystując nowo zdobyte informacje przyłożyć do naszych wcześniejszych opcji i zobaczyć czy nie wyłania nam się jakiś nowy zwycięzca.

Warto również pamiętać, że w momencie jak podejmiemy już decyzję, zaczynają działać mechanizmy, które zniekształcają nasz odbiór rzeczywistości, aby obronić nasz wybór: efekt potwierdzenia (zobacz również artykuł o błędach poznawczych), czy tak zwane zwiększenie zaangażowania, która przejawia się tak, że trzymamy się naszej decyzji nawet gdy widać że była niewłaściwa.