Produktywność w firmie, czyli jak poprawiać wydajność pracy

Wprowadzenie

Wydajność pracy to jeden z istotnych czynników decydujących o sukcesie naszej firmy. Im więcej możemy zrobić w ograniczonym czasie tym lepsze są nasze rokowania na pełnym konkurencji rynku.

Wydajność pracy określa jak dużo możemy wytworzyć w danym czasie. Możemy ją mierzyć w kontekście całego zespołu, pojedynczego projektu, osoby lub czynności.

Krok 1. Określamy co będziemy mierzyć

Zadanie zadaniu nierówne. Oszczędność godziny na czynności, którą wykonujemy raz na rok ma dużo mniejsze znaczenie niż urwanie dwóch minut z czynności, którą wykonujemy wiele razy dziennie. Przyspieszenie czynności, która blokuje cały proces jest ważniejsze niż czynności, która odbywa się zupełnie niezależnie. Dlatego pierwszym naszym krokiem będzie wybranie tych czynności, które potencjalnie dadzą największe oszczędności.

Jak je wybrać?

Ponieważ z reguły mamy dosyć dobrą intuicję odnośnie tego co ile trwa w firmie możemy wybrać te czynności arbitralnie. Możemy też zacząć rejestrować wszystko co dzieje się w firmie i na tej bazie wyznaczyć kandydatów.

Mając określony zestaw czynności na których chcemy się skupić powinniśmy określić miarę jaką będziemy mierzyć ich wydajność. Zauważmy, że różne zadania mogą mieć różne sposoby mierzenia efektywności ich wykonania: na przykład w przypadku działu obsługi klienta możemy wybrać średni czas od zgłoszenia problemu do jego rozwiązania jako miarę produktywności, w przypadku naszych sprzedawców możemy mierzyć ich efektywność za pomocą wartości doprowadzonych do skutku sprzedaży i tak dalej. Sam rodzaj miary nie jest aż tak istotny, ważne jest by był określony i rzeczywiście oddawał wydajność pracy (zobacz również artykuł o wskaźnikach KPI).

Jako, że wykonywanie zadań z reguły wiąże się z potrzebnym na to czasem, na potrzeby tego artykułu skupmy się na jednej mierze: średnim czasie wykonania zadania. Im krótszy ten czas tym nasza wydajność lepsza.

Krok 2: Zaczynamy rejestrować czynności

Wprowadzamy procedury rejestrowania czasu wybranych (lub wszystkich) czynności. Najlepiej gdy rejestr powstaje w oparciu o zapiski osób wykonujących te zadania. Im prostsza wymagana forma tych zapisków, tym większa szansa, że projekt nie polegnie w trakcie wdrożenia. Krótki zapis na kartce lub w maile co ile zajęło jest w pełni wystarczający. Istnieją też dedykowane aplikacje, które można użyć.

Krok 3. Budujemy system zbierania informacji

Gdy raporty zaczynają napływać powinniśmy podjąć decyzję jak przechowywać całą tę informację. Rozsądną opcją jest arkusz kalkulacyjny (jak na przykład plik Excel) lub dedykowana do raportowania czasu aplikacja. Obie opcje dają możliwość porządkowania danych i prostych operacji arytmetycznych. Dedykowana aplikacja ma tą przewagę, że nie trzeba ręcznie scalać danych z raportów – aplikacja robi to za nas, arkusz kalkulacyjny wymaga sklejania danych, ale za to nic nie kosztuje.

Krok 4. Ustalamy kategorie czynności

Obserwując napływające opisy czynności zaczynamy decydować, które z nich są na tyle do siebie podobne, że można je traktować i optymalizować razem. W ten sposób określamy kategorie czynności – wszystkie czynności z jednej kategorii będą mierzone jako różne wystąpienia tej samej czynności. W zależności od wybranego rozwiązania zaczynamy rozdzielać czynności na te kategorie – w przypadku arkusza możemy mieć różne zakładki na różne kategorie, aplikacja powinna dawać możliwość bezpośredniego przydzielenia kategorii do czynności.

Krok 5. Ustalamy wartości bazowe kategorii

W miarę jak kategorie wypełniają się zapisami czynności możemy zacząć wyliczać nasze bazowe wartości. Po okresie powiedzmy miesiąca dokonujemy analizy. Uzyskujemy średnie czasy wszystkich kategorii i częstości czynności w każdej z nich.

Krok 6. Wybieramy najbardziej obiecujące kategorie

Następnie wybieramy te kategorie, w których poprawa produktywności może przynieść najlepsze efekty.

Przesłanki, którymi możemy się kierować:

  • Im więcej czasu w sumie zabrały czynności z danej kategorii tym lepiej (osiągniemy większe nominalne zyski w przypadku udanej optymalizacji).
  • Im bardziej podobne czynności w kategorii tym lepiej (mamy większe szanse, że usprawnienie, które zastosujemy okaże się uniwersalne dla wszystkich czynności z kategorii).
  • Im kategoria była mniej optymalizowana w przeszłości tym większa szansa na znalezienie sposobu na znaczną poprawę wydajności

Krok 7. Analizujemy wybrane kategorie w poszukiwaniu usprawnień

Wiedząc, które czynności chcemy zoptymalizować – przyglądamy im się bliżej. Część informacji możemy uzyskać z analizy zebranych już danych, resztę uzyskamy rozmawiając z osobami je wykonującymi lub obserwując wykonanie takiej czynności. Próbujemy odpowiedzieć na pytania:

  • czy osoba wykonująca zadanie posiada wystarczająca wiedzę i umiejętności by wykonywać efektywnie zadanie – jeżeli nie, to możemy poprawić sytuację organizując szkolenie, dostarczając odpowiednie materiały, zapewniając odpowiedni mentoring
  • na ile dobrze określone jest zadanie do wykonania – czy zestaw kroków, które należy wykonać jest oczywisty lub w przystępny sposób opisany. Zapewnienie takiego opisu sprawi, że każda kolejna osoba, nie będzie musiała od nowa wymyślać najlepszej metody wykonania tego zadania
  • jak szybki jest dostęp do zewnętrznych informacji potrzebnych do realizacji czynności – jeżeli gdziekolwiek w procesie pojawia się przeglądanie papierów i szukanie dokumentów w teczkach to zastąpienie tych dokumentów wersjami elektronicznymi dramatycznie przyspieszy proces
  • jak często osoba wykonująca czynność musi się komunikować z innymi osobami – jeżeli konieczne jest dopytywanie innych osób w trakcie czynności to rozpraszamy nie tylko siebie, ale i tą osobę, musimy czekać, aż znajdzie dla nas czas i tak dalej
  • czy istnieje możliwość automatyzacji części lub całości zadania – szukamy narzędzi, które mogą przyspieszyć lub zastąpić któryś z kroków

Krok 8. Wdrażamy optymalizację i mierzymy jej efekt

W momencie gdy sformułujemy już pomysł usprawnienia możemy próbnie go wdrażamy i po paru dniach mamy odpowiedź w postaci pomiaru wydajności – czy optymalizacja okazała się skuteczna. W zależności od rezultatu optymalizację albo wycofujemy albo zostawiamy.

*Ikonki Freepik z flaticon