Oprogramowanie w firmie

Wprowadzenie

Oprogramowanie biznesowe to oprogramowanie, które wspomaga prowadzenie działalności naszej firmy. Dzięki niemu efektywniej działamy, poprawiamy wykorzystanie informacji i koordynację zespołu, usprawniamy kampanie marketingowe i sprzedażowe, lepiej zarządzamy zasobami, relacjami z dostawcami i klientami, dostawami i produkcją.

Funkcje realizowane przez oprogramowanie zmieniają się w zależności od wielkości firmy – nawet najmniejsze firmy oszczędzają czas używając programów przyspieszających stałe fragmenty gry jak na przykład księgowość, kilkuosobowe zespoły lepiej koordynują działania i wymianę dokumentów poprzez dedykowane programy do współpracy, działy w większych firmach używają aplikacji ułatwiających zarządzanie danym aspektem firmy w większej skali, duże firmy posługują się zintegrowanymi systemami, które zapewniają zbieranie i optymalne wykorzystanie całej informacji w firmie i jej otoczeniu.

Jakie oprogramowanie nam się przyda w zależności od wielkości naszej firmy

Oprogramowanie potrzebne od początku (jedna i więcej osób)

Księgowość

Aby móc prowadzić jakąkolwiek działalność potrzebujemy prowadzić księgowość i móc wystawiać faktury – na rynku jest sporo programów do tego właśnie celu – popularne platformy to wfirma.pl, ifirma.pl i infakt.pl

Poczta elektroniczna

Aby umożliwić komunikację z klientami będzie nam potrzebny program pocztowy – popularne rozwiązania to Microsoft Outlook, oraz gmail.com.

Dokumenty

Aby móc stworzyć dokumenty typu oferta, wycena, prosta prezentacja etc. wykorzystamy pakiet programów biurowych – pozwalających tworzyć dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i proste prezentacje – najpopularniejsze pakiety to Microsoft Office i Google Docs.

Strona WWW

Warto też zastanowić się nad stworzeniem w internecie wizytówki naszej firmy – popularnym oprogramowaniem umożliwiającym względnym laikom publikowanie własnych treści jest platforma WordPress.

Sklep online

Jeśli prowadzimy sprzedaż online to niezbędna okaże się platforma do sklepu online – popularne w Polsce Sky Shop i Sellingo pozwolą na szybkie zbudowanie naszego sklepu online.

Współpraca w zespole (5 i więcej osób)

Współpraca w zespole

W momencie gdy w firmie zaczyna być więcej osób dedykowana platforma do współdziałania ułatwi nam wymianę i przechowanie informacji w odpowiednich wątkach. Platforma taka jest często wzbogacona o możliwość graficznej organizacji danych w postaci tablic lub zbioru list. Popularne rozwiązanie w tej dziedzinie to Slack, warte uwagi są również miro.com i trello.com.

Prosty CRM

CRM (od ang. Customer Relationship Management – czyli ‘zarządzanie relacjami z klientem’) – to system zbierający informacje o naszych klientach. Dzięki niemu każda osoba od nas kontaktująca się z klientem ma przed sobą rejestr wszystkich naszych wcześniejszych interakcji z tym klientem. To pozwala klienta lepiej zrozumieć, bardziej rzeczowo odpowiadać na jego pytania i jak sama nazwa wskazuje budować z nim lepszą wieź.

Popularne rozwiązania: salesforce.com, insightly.com

Kadry

Wraz z pojawieniem się pracowników pojawiają się dodatkowo obowiązki administracyjne i warto zainwestować w program do HR (ang. Human Resources – czyli ‘zasoby ludzkie’). W Polsce nazywa się go programem kadrowym lub programem kadrowo-płacowym. Podstawowe funkcje takich programów to prowadzenie historii pracownika, rejestracja czasu pracy, urlopów, chorobowy, a także ułatwianie tworzenia listy płac i odpowiednich deklaracji podatkowych.

Gdy w firmie zaczyna się praca w kilku działach lub zespołach (15 i więcej osób)

Gdy firma osiągnie odpowiednią wielkość ilość zadań w każdej dziedzinie działalności wymusza stworzenie odpowiednich działań. To powoduje dwa efekty: postępuje specjalizacja poszczególnych działów oraz rozprasza się generowana w firmie informacja. Pierwszy z nich pozwala na lepszą optymalizację – wyodrębnienie i poprawienie procesów, które się powtarzają, a drugi wprowadza utrudnienie w efektywnym zarządzaniu firmą – rozproszona informacja musi być zebrana i zintegrowana przed podjęciem decyzji biznesowych.

Odpowiedzią na rozproszenie informacji są zintegrowane systemy informatyczne – pojedyncze programy, lub grupy komunikujących się ze sobą programów, które zbierają i integrują rozproszoną informację i w ten sposób umożliwiają efektywne zarządzanie firmą jako całością.

Najpopularniejsze typy takich systemów to:

system CRM – wspomniany wcześniej system zarządzania relacjami z klientem
system ERP – system do zarządzania zasobami firmy
system PLM – system do zarządzania produkcją
system SCM – system do zarządzania realizacją zamówień
system BPM – system do zarządzania procesami biznesowymi
system ECM – system do zarządzania dokumentacją w firmie

Omówimy je pokrótce poniżej.

System CRM

Opisywany już wcześniej system zarządzania relacjami z klientami (CRM) ma w kontekście dużej firmy znacznie więcej zastosowań niż tylko śledzenie interakcji z klientami. To za pomocą tego systemu przeprowadzimy kampanie marketingowe, prześledzimy cykl konwersji od pojawienia się szansy sprzedaży aż do zakupu, zsynchronizujemy procesy potrzebne do sprawnego działania help deska. Dobry system CRM pomoże nam w prognozowaniu sprzedaży, pokaże wskaźniki wydajności wszystkich procesów związanych z naszymi klientami.

Zobacz więcej w naszym artykule na temat CRM

System ERP – zarządzanie zasobami firmy

System ERP (od ang. Enterprise Resource Planning) – to system do zarządzania zasobami naszej firmy.

Pozwala na zebranie, śledzenie wszystkich kluczowych zasobów firmy – gotówki, mocy przerobowych, posiadanych materiałów, stanu magazynu. Pozwala również na szybkie zorientowanie się co do stanu zobowiązań firmy i innych podmiotów wobec firmy – należności, zamówień, wypłat itd. Dzięki systemowi ERP uzyskujemy całościowe i bieżące spojrzenie na wszystko co dzieje się w firmie i jednocześnie centralny pulpit do rozdzielania zasobów, które są w danym momencie dostępne i planowania takiego rozdziału na przyszłość. Głównym zadaniem systemu ERP jest ułatwienie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie i w ten sposób umożliwienie efektywnego bo opartego na pełnej wiedzy zarządzania firmą.

Popularne rozwiązanie: Comarch Optima

System PLM – zarządzanie produkcją

Firmy produkcyjne, dla których funkcje systemu ERP okażą się niewystarczające mogą skorzystać z systemu dedykowanego w stronę samego procesu produkcji nazywanego systemem PLM. System PLM – (od ang. Product Lifecycle Management, co oznacza ‘zarządzanie cyklem życia produktu’). System PLM jest wzbogacony o funkcje wspierające proces projektowania produktów, pozwala na generowanie szczegółowych zestawień materiałowych i wyposażony jest w szereg funkcji umożliwiających monitorowanie i zarządzanie procesem produkcji.

Popularne rozwiązanie: Autodesk Fusion Lifecycle

System SCM – zarządzanie łańcuchem dostaw

Dział firmy odpowiedzialny za zapewnienie obsługi posprzedażowej klienta skorzysta z systemu SCM – (od ang. Supply Chain Management, co oznacza ‘zarządzanie łańcuchem dostaw’). Główne funkcje to zarządzanie magazynem, obsługa zamówień, śledzenie działań logistycznych i stanów dostaw. System ułatwi również obsługę zwrotów i pozwoli uzyskać statystyki przeszłych i prognozy przyszłych zamówień.

Popularne rozwiązania: SAP SCM, Zoho Inventory

System BPM – zarządzanie procesami biznesowymi

System BPM – (od ang. Business Process Management, czyli ‘zarządzanie procesami biznesowymi’) nie zajmuje się określoną funkcją biznesu, a raczej pozwala nam usystematyzować procesy (powtarzające się sekwencje czynności). Wyodrębnienie i sformalizowanie procesów pozwoli nam przyspieszyć wdrażanie do nich nowych członków zespołu, określi role i pozwoli je mierzyć i optymalizować.

Oprogramowanie służące do tego celu z reguły zawiera:

moduł do wizualnego modelowania procesów w oparciu o diagramy określające reguły działania w zależności od okoliczności
narzędzie do tworzenia formularzy raportujących stan przebiegu procesu. Po wypełnienie formularze takie stają się raportem z wykonanej pracy w ramach danej części procesu
moduł raportujący status przebiegających procesów w firmie wraz ze statystykami dotyczącymi ich wydajności

Systemy BPM często wspomagają również proces zarządzania projektami i automatyzują przepływ pracy pomiędzy osobami zaangażowanymi w proces.

Popularne rozwiązanie: monday.com

System ECM – zarządzanie informacją w firmie

ECM (od ang. Enterprise Content Management) – to zarządzanie dokumentami i informacjami firmy. System ECM przechowuje wszystkie dokumenty, określa poziomy dostępu i zapewnia mechanizmy autoryzacji. Ułatwia wspólną pracę i dzielenie się dokumentami.

Wybitny przedstawiciel gatunku: Attlasian Confluence

Oprogramowanie pisane na zamówienie czy gotowe

Gdy już zdecydyjemy się na wykorzystanie któregoś z wymienionych programów lub systemów w naszej firmie, nastepnym pytaniem na które powinniśmy sobie odpowiedzieć to czy zamawiamy stworzenie programu, który będzie dostosowany do naszej firmy, czy raczej korzystamy z oprogramowanie gotowego.

Oprogramowanie tworzone na zamówienie

Zalety:

System stworzony na zamówienie będzie lepiej dopasowany do naszej firmy. Dostawca oprogramowania stworzy go w oparciu o to jak działa nasza firma i uwzględni wszelkie specyficzne dla naszej firmy sposoby działania.
W przypadku gdy będziemy potrzebowali nowej funkcji możemy zamówić ją u dostawcy oprogramowania.
Relacja z dostawcą jest bliższa, co w rezultacie najczęściej prowadzi do lepszego wsparcia dla klienta zarówno na etapie wdrożenia jak i już w trakcie użytkowania aplikacji.
Integracja danych zebranych w firmie zanim został wdrożony program będzie prostsza – dostawca zapewni konwersję odpowiednich danych.
Realizacja nawet wysoko specyficznych funkcji.
Jeżeli zajdzie potrzeba integracji nowego programu z innymi aplikacjami w firmie dostawca ją zapewni (o ile będzie to możliwe).

Wady:

Znacząco wyższa cena (cena stworzenia lub dostosowania systemu, a następnie wdrożenia musi zwrócić się przy dostawcy oprogramowania przy jednym tylko kliencie). Za każdą nową funkcję będziemy musieli zapłacić dostawcy.
Mniejsza dojrzałość programowu – nowo tworzone oprogramowanie zawsze zawiera sporą ilość błędów i od ilości użytkowników zależy tempo znajdowania i usuwania defektów. Jeżeli jesteśmy jedynym użytkownikiem to oprogramowanie będzie siłą rzeczy mniej wytestowane.
Stosunkowo mała baza wiedzy o użytkowaniu systemu – jesteśmy jedynymi użytkownikami systemu na świecie.

Oprogramowanie gotowe