Stawka godzinowa czy za projekt, czyli jak optymalnie rozliczać się z klientem

Historia stara jak świat – klient chce nam powierzyć zadanie, odbywa się spotkanie, ustalamy założenia oraz zakres projektu, przedstawiamy cenę, klient akceptuje. Startujemy z projektem, klient ogląda efekty naszej pracy, zgłasza sugestie drobnych zmian i pomysły na niewielkie rozszerzenia. Z naszych założonych dwóch tygodni pracy, robią się cztery, a on dalej wita nas co rano mailem z pakietem nowych pomysłów. Jedyne co się nie zmienia to cena, którą uzgodniliśmy na początku. Dodatkowa praca jest finansowana prosto z naszego portfela. Jak radzić sobie z taką sytuacją?

Rozliczenie na podstawie stawki godzinowej

Na początku współpracy z klientem, ustalamy że najwygodniejszym dla nas rozwiązaniem byłoby rozliczenie na podstawie stawki godzinowej, czyli najprościej rzecz ujmując – otrzymujemy pieniądze za każdą przepracowaną godzinę. Pracując mierzymy czas, jaki zajęły nam dane czynności i na końcu przedstawiamy wyliczenie, które jest podstawą ustalenia należności. Takie rozwiązanie jest dla nas bardzo wygodne, ze względu na możliwość spełnienia wszystkich oczekiwań klienta, bez ryzyka poniesienia dodatkowych kosztów.Największą wadą takiego rozwiązania jest fakt, że nasz kontrahent bardzo rzadko się na nie godzi. My określamy to \u201celastycznym rozwiązaniem z wynagrodzeniem proporcjonalnym do poniesionej pracy\u201d, a klientowi głos w głowie podpowiada niewypowiedziane przez nas słowa: \u201cnie powiemy Ci z góry ile to będzie kosztowało. Im dłużej to będziemy robili, tym będzie drożej i lepiej dla nas\u201d. Jeżeli już współpracowaliśmy z tym klientem i pokazaliśmy się jako solidny wykonawca, lub gdy mamy dużą renomę na rynku, mamy szanse na takie rozliczenie. W przeciwnym wypadku, klient będzie się bronił przed takim rozwiązaniem.Możemy spróbować oszacować, ile mniej więcej czasu, zajmie nam zadanie i podać klientowi kwotę orientacyjną, aczkolwiek w oczach klienta, kwota orientacyjna natychmiast przestaje być orientacyjna i staje się ceną za całość – wracamy do punktu wyjścia.Jeżeli klient zgodzi się na taki model, musimy pamiętać, by jak najszczegółowiej udokumentować, co ile czasu nam zajęło. Klient może nie mieć rozeznania w dziedzinie projektu i wtedy taki dokument pozwoli nam uniknąć wrażenia, że cena jest przez nas zawyżona, a że klient jest przez nas oszukiwany.Załóżmy jednak, że kontrahent nie zgadza się na takie rozwiązanie i chce wiedzieć czy realizacja projektu mieści się w zakresie założonego budżetu. Dodatkowo (choć niekoniecznie nam to powie) chciałby również mieć możliwość porównania przedstawianej przez nas oferty z ofertą konkurencyjnej firmy.Co wtedy?

Rozliczenie na podstawie ceny za cały projekt i realizacja zgodna ze wstępną specyfikacją

Jeżeli dla klienta, cena za całość jest warunkiem koniecznym, abyśmy mogli wystartować w wyścigu o kontrakt, to musimy tą cenę określić. Staramy się jak najdokładniej określić zakres projektu oraz zakres prac, które będziemy musieli wykonać. Na ich podstawie wyliczamy, jaki będzie całkowity koszt projektu. Aby się zabezpieczyć przed ryzykiem opisanego na początku rozrostu projektu, informujemy, że takie wyliczenie oznacza, iż w późniejszym czasie nie będzie możliwości wprowadzania zmian, na co klient z łatwością przystaje. Jakiś czas później, oglądając naszą pracę, klient wpada na pomysł zmiany “jednej rzeczy”, by uzyskać swoją wizję efektu końcowego. Otwiera program pocztowy i zaczynają się schody…Oczywiście w takiej sytuacji możemy pozostać na swoim i nie dopuścić do żadnych zmian, ale należy odpowiedzieć sobie na pytanie: czy takie rozwiązanie jest dla nas korzystne? W końcu chcemy, aby klient dostał najlepszą możliwą wersję projektu. Dzięki temu do nas wróci, a także poleci nas swoim znajomym.Jeżeli jednak pomimo wady tego podejścia, zdecydujemy się na ten model, powinniśmy wyeliminować projekty, które cechują się dużym ryzykiem zmian w trakcie pracy.Następujące cechy powinny zwiększyć naszą czujność:

• efekt naszej pracy będzie stanowił element wizerunku klienta,
• projekt jest specyficzny i tworzony na specjalne życzenie klienta (np. uwzględnia jego strukturę organizacyjną, procesy w firmie itp),
• wstępna specyfikacja jest stosunkowo ogólna,
• klient oczekuje prezentacji wyników częściowych w trakcie wykonywania pracy,
• jest więcej niż jedna osoba po stronie klienta, która będzie chciała mieć wpływ na projekt

Załóżmy jednak, że chcemy dać klientowi pełną elastyczność w modelowaniu projektu w trakcie jego tworzenia i jednocześnie nie finansować ich samemu. Jak to zrobić?

‘Dziel i zwyciężaj’ – czyli iteracyjnie do celu

Umawiamy się z klientem (na początku współpracy), że rozdzielimy pracę na zamknięte etapy. Po zakończeniu każdego z etapów zapozna się on z efektami pracy i podejmie decyzję, czy kolejne etapy powinny być realizowane według początkowego planu czy też wskazane byłyby jakieś zmiany. Jeżeli klient wyrazi chęć wprowadzenia zmian, to my odpowiednio modyfikujemy plan działania, wraz z oszacowaniem nowych cen za poszczególne etapy które pozostały. Na podstawie tych informacji klient podejmie decyzję, czy przeprowadzimy zmiany, czy je odrzucimy i przyjmiemy jako zbyt kosztowne.Podstawową czynnością, którą należy wykonać na samym początku, jest zdefiniowanie etapów na podstawie wstępnych rozmów z klientem. Wyliczamy za nie stawki i stawkę za cały projekt, jako sumę stawek za poszczególne etapy. Gwarantujemy tą kwotę, jako cenę w przypadku, gdy klient nie wprowadzi żadnych zmian w trakcie realizacji projektu. W ten sposób klient dostaje narzędzie, pozwalające na oszacowanie kosztu projektu, a także możliwość wprowadzania dowolnych modyfikacji, oczywiście za dopłatą według ustalonej wcześniej stawki. Takie podejście pozwoli osiągnąć efekt końcowy, bardziej zbieżny z ewoluującymi oczekiwaniami kontrahenta.My z kolei ustalamy zasadę wprowadzania zmian, poprzez narzucenie terminów, kiedy to potencjalne zmiany mogą być zgłaszane. Najczęściej odbywać się to powinno w trakcie spotkań związanych z odbiorem poszczególnych etapów. Oswajamy również klienta z myślą, że owszem, może dodać dowolne elementy do projektu, ale będzie się to wiązało z dodatkowymi opłatami. Dodatkowo, poprzez ustalenie harmonogramu etapów i odbiorów, zapewniamy sobie lepszą komunikację ze stroną klienta, a co za tym idzie – wcześniejsze ostrzeżenie na wypadek zboczenia z kursu.

Podsumowanie

Jak widać określenie z góry kilku prostych reguł – zasad, pozwala nam, nie tylko znacząco poprawić komunikację pomiędzy nami i klientem, (co z pewnością zaowocuje lepszym efektem końcowym), ale również pozwoli nam zabezpieczyć się przed sytuacją, w której zmieniający się projekt, powiększy nasze koszty, bez możliwości uzyskania za nie rekompensaty. Model ten jest z sukcesem stosowany przy produkcji oprogramowania i znany jest pod nazwą “metody agile” (agile software development). Stosuje się go, aby tworzyć program jak najbardziej zgodny z oczekiwaniami klienta i aby unikać pracy, która z jego perspektywy nie przynosi pozytywnych efektów.